ハンコが業務効率の障害に?!電子契約のメリットとは

近年ハンコ屋さんの廃業が増えてきています。
全日本印章業協会によると、1989年には4370人だった会員数が2019年には941人まで減少したと発表しています。
特に最近はリモートワークやペーパーレス化が促進され、ハンコの需要も低迷している状態です。そこで今回は、ハンコ文化を考えながら歴史の転換点にもなり得る現代の電子化についてご紹介していきます。

ハンコ文化の歴史


ハンコの起源は5000年前のメソポタミア地方にあると言われています。
日本だと「漢委奴国王印」と刻まれた印鑑が最も古く、個人の印として印鑑が用いられたのは平安・鎌倉時代からになります。また、1871年には印鑑登録制度も導入され、現在は多くの契約手続きにハンコは欠かせないものとなりました。しかし、近年は急速なITの進化によってペーパーレス化が進み、またハンコも100円ショップなどで手軽に買えるようになったことから、ハンコ屋さんの出番が少なくなり廃業が増えたと考えられます。

ハンコ文化の障壁

企業でもハンコは重要な役割を果たしていましたが、現在新型コロナウイルスの影響で在宅勤務が広がっており、ハンコ文化が障壁となっています。
例えばハンコによる確認が必要な場合は先方に書類を郵送し、また送り返してもらう必要があるなど、非常に手間が掛かってしまいます。
作業効率も下がってしまうことから、今後企業でも実印が不要になる可能性が高いです。
最近は電子契約プラットフォームも展開されるなど、ネット上で簡単に契約を締結させるサービスなども広まってきています。
今がまさにハンコ文化の歴史における転換点になっているのかもしれません。

電子契約のメリット

電子契約のメリットは大きく分けて3つあります。

コストカットできる

ハンコを使用する場合、契約書の紙代や印刷代、製本テープの節約など、コストカットが可能となります。また、収入印紙を貼らなくても良いのでその分の費用も削減できるでしょう。(中には収入印紙が必要となる電子契約もあります。)

業務が効率化される

業務が効率化される製本から書類に押印し、郵送して先方に到着確認し、返送されたら鍵付きのキャビネットに保管するという流れがありましたが、ここまでの過程が全て電子化されることになります。契約書を作成したら電子契約プラットフォームを使ってメールで送信し、先方がその場でサインしたら締結されることになるので、スピーディーに契約できます。

コンプライアンス強化につながる

元々電子契約は法的効力がある「電子署名」やネット上の身分証明書となる「電子証明書」、署名した時刻が刻まれる「タイムスタンプ」もあり、万全なセキュリティで守られています。
しかも、いつ・どこに・誰が・どの契約書を保存したのかまで確認できるので、コンプライアンス強化にもつながるでしょう。

まとめ

新型コロナウイルスの影響により在宅勤務が増加したことで、ハンコ文化も大きな転換点を迎えることになりました。
今後企業の書類にはハンコではなく電子契約が主流となっていく可能性もあります。現在、ハンコが主流になっているという方も将来を見据えて見直してみるというのも良いでしょう。

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